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行政事业单位内部控制管理中的七大常见问题

发布时间:2018-04-24 点击数:184 所属行业:行政事业单位

内部控制的制定需要和行政事业单位的发展阶段息息相关,良好可行的内控制度能为单位的资产安全保驾护航。然而,实际情况却是,部分单位在落实《行政事业单位内部控制规范》时走形式,做样子,实际管理与上级要求严重脱节,具体表现如下:


一、出纳领取银行对账单、编制银行存款余额调节表


遗憾的是,直到今天,仍有很多单位根本没有意识到这一问题,或虽然意识到了却不以为然,低估了其可能造成的严重后果。

不相容职务分离是内部控制的一个基本原理,通常需要分离的不相容职务包括授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录,所谓“管钱不管账,管账不管钱”就是不相容职务分离原理的一个典型运用。货币资金是最容易出现舞弊的一项资产,如果由出纳来负责领取银行对账单、编制银行存款余额调节表,出纳就有可能挪用或侵占公司货币资金,并通过伪造对账单或在余额调节表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。


二、领导“一只笔”审批,缺乏完善内控制度和流程保障


领导一只笔,表明看起来似乎控制很严格,不容易出问题,但事实上这种一只笔控制反映了单位内部控制方式的落后。

首先,事无巨细都由领导来审批,囿于时间和精力,领导最后可能疲于应付,分不清主次,审批一只笔变成签字一只笔而已,控制流于形式。

其次,如果缺乏相关支撑信息,领导无法对收支合理性进行判断,一只笔就会失去控制作用,例如经办人员申请购买某种设备,而领导没有该设备经济可行性、价格合理性的相关数据,审批就会演变成一种过场。

第三,领导一只笔会造成高度集权,不利于对领导的制约和监督,可能导致腐败。因此,合理的内部控制应当按照重要性程度大小,适当分层授权,逐级审批。


三、内部控制制度文字描述性东西较多,清晰的流程图和配套表单较少。


很多单位有这样一种现象,员工在某个岗位工作久了后变得驾轻就熟,经验老到,工作起来游刃有余,而一旦这个员工因有事调离或辞职,后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况,重新摸索工作方法。造成这种现象的原因是单位制度主要是文字性东西,缺乏清晰的岗位说明和工作流程图,执行的人往往凭自己的经验和别人言传身教来做事,岗位新手在开始阶段工作不知从何入手,通常需要很长一段学习和熟悉过程。因此,一套完整的单位制度应包括三部分:

1)文字描述的支撑制度文件;

2)工作流程图或流程的文字描述;

3)相关凭证、表单、文件的样式汇总。通过绘制清晰的工作流程图,可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度,而且能够将工作形成的好经验固化下来,并且通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点,从而有助于单位内部控制的持续改进。


四、内部控制制度“救火式”的较多,制度体系缺乏系统性和完整性,甚至政出多门,相互打架。


很多单位的内部控制制度都是在发展中逐步建立起来,经常是发现管理中出现了某种问题,于是相应地出台一个制度来规范。例如今天发现电话费高了,就制定一个通讯费管理办法,明天发现办公用品浪费严重,就拟定出办公用品采购与使用办法。这种救火式的制度往往只能防范已发生过的风险,而对未发生的风险则考虑不足。此外,这样的制度体系无论在内容上还是形式上,都缺乏系统性和完整性,没有科学合理的分类,甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。有的单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象,政出多门,相互打架。有个单位,仅是购买电脑一项,既可以通过信息科购买,因为信息科负责整个单位的计算机软硬件系统;也可以通过行政办公室,因为电脑属于办公用品,而办公用品归口办公室管理;还可以通过负责管理固定资产的设备科购买,因为电脑是一种固定资产。为此,单位应有一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项进行统一的规范化管理,并以书面形式予以约束。


五、招聘时注重笔试和面试的考察,忽视背景调查。如果雇佣了不诚实的人,那么即使是最良好的控制也无法防范舞弊。


如果单位不仔细地筛选应聘者,并因此而雇佣了不诚实的员工,则很有可能遭受损害。很多单位在招聘过程中也非常强调应聘者的诚信,但较多注重于笔试或面试的考察。然而,谁能知道在一份漂亮的简历背后又隐藏着什么?,背景调查则能有效发现应聘者有无虚构个人信息、是否存在不诚信记录、在以前雇主处工作情况,从而能帮助单位甄别应聘者,防止将不合格人员招进来。而且背景调查本身并不需要复杂的技术,只需要向应聘者以前工作过单位打几个电话或发封函件就能够了解一些非常有用的信息,实施成本也比较低。


六、关键岗位无强制轮换或带薪休假制度。


单位员工在某一岗位工作时间长了,会比较熟悉内部控制漏洞所在,实施舞弊的可能性更大。现实中,有不少挪用或贪污等舞弊现象都是在工作交接时被发现的。

通过强制轮换,或者带薪休假,在休假期间工作由别人暂时接替,由于员工离岗时的工作交接会受到他人监督,那么他实施并掩盖舞弊的机会将大大减少。美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周,在雇员休假期间,安排其他接替人员做他的工作,就是为了防止员工长期在同一岗位工作可能产生舞弊。对我国单位来说,对一些关键岗位,例如财务、采购中的部分岗位,通过建立强制轮换和带薪休假制度,既可以提升员工的工作能力,同时是防范和发现舞弊的一项有效措施。


七、说一套,做一套,制度放空炮。


内部控制制度是否得到有效执行是个老生常谈的问题,却又不得不谈,很多出问题的案例往往都不是因为制度缺乏规定,而恰恰是制度有明文规定却未能遵照执行。


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