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行政事业单位固定资产清查服务

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产品介绍

    清查工作的整体介绍

    目前很多企业和行政事业单位仍然采用手工方式在进行日常的资产管理,由于资产的数量巨大、地域分散、再加上制度的相对粗放,造成了资产管理上的很多问题:
    家底不清,产权关系混乱;苦乐不均,资源分配不合理;盲目采购,购置上存在着很大的随意性;资产使用率低,维护成本高昂;流失严重,资产处置随意性大,缺乏强力约束机制;监管乏力,由于手段的局限,管理制度和规范很难落到实处。
    为了更准确的反映企事业单位当前的资产状况、调整帐务,做到帐实相符,实现资产规范化、信息化管理,西安聚合软件有限公司成立专门的,研发、销售、实施团队进行针对于政府单位固定资产管理的服务工作。


    资产清查的整体流程

    资产清查的整体流程


    1、项目立项

    项目立项

    2、资产导账

    资产导账

    1、开始
    1)导数据的U盘必须杀毒后放客户的数据;2)导出财务账(每年明细账);3)导出久其账(拆分后带有资产规格型号、品牌、车牌号);4)导出久其处置资产;5)拿到人员明细单;6)拿到部门明细单;7)看不见资产的领用清单;8)拿到有土地、房屋、车辆、构筑物、大型设备其能证明本身价值的证件、合同、发票
    2、沟通
    1)沟通办公场所;2)沟通住宿问题;3)沟通较远地方派车问题;4)沟通无法看见实物的清查;5)沟通有人带领查;6)沟通资产日期取得日期问题;7)如客户没有对账账,需说明不对账账会有的问题(可以说明其他客户遇到的问题);8)沟通在工作开始到工作结束中间不能有实物变动;9)向客户了解他所知道的账上的问题;10)沟通先去领导,人经常不在房间办公室进行清查;11)沟通整个项目的计划与安排;12)沟通标签的材质、大小(说明要提前订货);13)沟通大卡的背景图及大卡用哪种壳子或塑封(说明要提前订货)
    3、结束
    1)记录好了解到的仙姑情况;2)整理好项目的数据及项目情况上传至服务器(纸质版牌子存储);3)向组长汇报情况。


    3、实物清查

    实物清查


    1、准备工作
    1)数据下发入手机或平板;2)注备好卷尺、纸张、笔、身份证、介绍信。
    2、沟通
    1)安排人员协助登记资产领用日期;2)安排人员配合先去领导办公室;3)安排人员经常不在的办公室先去粘贴;4)沟通无法打开的房间安排、确定时间;5)安排路程较远地方派车;6)库房清查安排人搬动;7)清查中不能有搬动、新增。
    3、开始
    1)注意礼貌用语;2)注意个人举止;3)注意个人形象;4)资产各字段数据必须要有,如果没有注意原因;账上有的东西必须登记;6)无法看见的东西必须查到位;7)私人物品不能登记,如客户要求登记必须著名到位;8)不能又遗漏房间资产没有清查到位;9)中间有问题必须及时联系组长进行解决,决定处理办法。
    4、说明
    1)整理好清查中的数据;2)带好随声物品;3)工作场所整理好;4)写实物清查情况;5)向客户确认数据、报告实物清查情况,实物清查阶段已完;6)向组长汇报情况;7)组长确认数据没有问题、上传数据到服务器;8)组长填写阶段考核表,发送至主管处;9)组长向客户沟通下一步工作计划与需要客户配合之处。


    4、大卡制作

    大卡制作

    1、开始
    1)组长安排人员,计划
    2、沟通
    1)确认大卡的背景;2)确认大卡塑封或是壳子(A4、A5);3)确认大卡中显示得资产;4)确认是否要人员签字;5)确定不需要制作大卡房间。
    3、开始制作
    1)设置打印机格式(文档打印);2)开始打印;3)A5打印需调整打印版数为2版。
    4、打印
    1)整理好大卡数据;2)写大卡制作情况;3)汇报大卡的情况;4)组长确认数据没有问题;5)组长向客户沟通下一步工作计划与需要客户配合之处。


    5、大卡粘贴

    大卡粘贴

    1、准备
    1)组长确定时间及人员安排;2)一次性运输大卡,胶及大卡壳子;3)塑封膜为普通双面胶;4)大卡壳子为泡沫胶。
    2、沟通
    1)沟通好先去领导办公室进行粘贴;2)沟通人员经常不在的房间去粘贴;沟通无法打开的房间安排、确定时间;4)沟通较地方派车。
    3、粘贴大卡
    1)壳子中放置大卡;2)粘贴胶:A4壳子为上方两条,中间一条,下方一条;A5壳子为上中下各一条;塑封的为上中下各一条;3)粘贴位置:壳子为墙上;塑封的门上为主;门上,A4大卡离门上方一个大卡的距离,不能有歪扭;A5大卡粘贴离门上方3个A5大卡的距离,不能歪扭;4)先去领导办公室进行粘贴;5)人员经常不在得房间先去粘贴;6)无法打开的房间先去。
    4、结束
    1)整理大卡数据;2)写大卡粘贴情况;3)汇报大卡的情况;4)组长确认数据没有问题、上传数据到服务器;5)组长填写阶段考核表,发送至主管处;6)组长向客户沟通下一步工作计划与需要客户配合之处。

    6、账账核对

    账账核对


    1、准备
    1)准备资料、数据;2)计划时间工作场所;3)安排人员。
    2、开始
    1)首先处理车辆、房屋、土地、大型设备、无形资产的数据;2)查看两账截止到现在的总固定资产、无形资产余额;3)由远及近逐年、逐条核对,资产名称、资产日期、资产品牌、规格型号、会计凭证号、处置资产、移交、调拨资产;4)标记清楚已核对资产;5)按要求的格式整理清楚,每年、每条资产得情况;6)书写对账情况说明
    3、沟通
    1)准备好两账所有的问题(打印出);2)准备好两账的对账说明(打印出);3)各类问题进行沟通、说明处理意见;4)所有问题处理完毕。
    4、结束
    1)整理对账数据;2)写对账情况;3)向组长汇报对账情况;4)组长确认数据没有问题、上传数据到服务器;5)组长填写阶段考核表,发送至主管处;6)组长向客户沟通下一步工作计划与需要客户配合之处。

    7、账实核对

    账实核对

    1、准备
    1)准备资料、数据;2)计划时间工作场所;3)安排人员。
    2、沟通
    1)电子表实物数据或手机、平板实物数据与久其对账,对账软件中导入实物电子表数据或手机、平板清查数据;2)对账软件中导入拆分后的久其数据;3)实物数据不为一的进行拆分;4)筛选分类,同一类资产进行账实核对,(资产名称,取得日期,规格型号,品牌、价值、存放地点、使用人)筛选条件越少不确定是否要相互冲抵的情况下,要跟客户沟通再进行对账;5)写对账情况。
    3、沟通
    1)对账情况(打印出)进行确认;2)盘亏、盘盈、账实相符数据让客户进行确认没有问题。
    4、结束
    1)整理对账数据;2)写对账情况;3)向组长汇报对账情况;4)组长确认数据没有问题、上传数据到服务器;5)组长填写阶段考核表,发送至主管处;6)组长向客户沟通下一步工作计划与需要客户配合之处。



    8、系统调账

    系统调账


    1、准备
    1)准备好对账后账实相符、盘亏数据。
    2、开始
    1)维护资产使用部门、存放地点、使用人(无法用的使用部门、使用人、存放地点需进行修改维护);2)资产的变动必须根据对账的数据编号进行变动(每页最多20条数据);3)盘亏资产统一放在一个部门(单位名称后加2)
    3、结束
    1)导出一份修改完成后的久其账;2)写调账情况;3)让客户进行确认;4)上传数据到服务器;5)向组长汇报情况;


    资产管理信息系统



    9、打印条码


    1、设置标签模板。
    2、数据导入辅助系统。
    3、开始打印
    1)开始打印出的条码进行扫描,确认单位名称、条码可以识别、数据是否正确;2)台式机打印两张相同的条码。
    4、完成
    1)整理打印的条码;2)写打印的情况上传服务器;3)向组长汇报情况。


    资产辅助管理系统



    10、资产贴码

    1、沟通
    1)提前沟通有无资产变动;2)沟通贴码的位置,和不能粘贴的统一粘贴在大卡的旁边;3)沟通车辆、房屋、土地、库房资产,将不进行粘贴。
    2、开始
    1)先去领导、人经常不在的房间进行粘贴;2)资产盘点不宜碰到、不宜摩擦,必须平整,端正;3)粘贴前对粘贴位置进行去油污处理;4)人正面的实物右侧,左上角,距离桌棱边1cm(一指);5)电脑主机,窄机箱在机箱顶部靠右边粘贴卡片;6)显示器统一粘贴至背面右上角;7)电脑显示器、主机贴两张条码项目的标签;8)同一产品、相同型号实物的标签位置必须一致。
    3、结束
    1)整理贴条码情况,写情况说明,上传服务器;2)向组长汇报情况。

    11、资产报表

    1、准备工作
    1)对账后的结果数据;2)拿到财务年底决算报表。
    2、沟通
    1)沟通是否依照对账后的结果进行填写。
    3、开始
    4、结束
    1)填报后的报表、盘点单,导出一份上传至服务器。

    填报后的报表




    12、资产清查报告

    1、项目组填写
    2、组长审批
    1)以报告模板进行填写,不能改变格式;2)报表情况为最终情况;3)必须装订报送客户;4)最终版为电子版、纸质版各一份,公司盖章,客户盖章,返回一个项目验收单;5)电子版报表上传至服务器。
    3、主管审批

    13、项目验收

    1、清查报告装订成册给客户
    2、项目验收单(客户签字、盖章返回公司)
    3、所有数据上传至服务器
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